วิธีย้าย Email ใน Outlook ไปเก็บใน Archive อัตโนมัติ

ขั้นคอรการ setting ย้าย Email ใน Outlook ไปเก็บใน Archive หรือในเครื่องของเราอัตโนมัติ ทำให้ไม่มีปัญหา Email บน server เต็มใน Outlook ซึ่งเราสามารถทำได้ตามขั้นตอนตามนี้

ให้เราคลิกขวาไปที่ Inbox หรือกล่องขาเข้าของเราเลือกไปที่ Properties

ไปที่แถบ AutoArchive แล้วเลือก Archive items in this folder using the default settings เสร็จแล้วก็กดไปที่ Default Archive Settings

ติ๊กถูกไปที่ Run AutoArchive every 1 days ตรงนี้จะเป็นการบอกให้ Outlook ทำการย้ายข้อมูลมาเก็บที่เครื่องเราอัตโนมัติทุกๆวัน โดยข้อมูลจะถูกย้ายเข้าไปที่เก็บตามที่อยู่ใน Move old items to: หลังจากนั้นก็กด OKก็เป็นการเสร็จสิ้นการ Setting

และนอกจากนี้ Calendars ของเราก็ควรจะทำตามขั้นตอนด้านบนเช่นเดียวกัน โดยไปที่ Calendars และทำการคลิกขวาไปที่ ปฏิทินของเราเลือกไปที่ Properties แล้วตามตามขั้นตอนด้านบนซ้ำอีกครั้งก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

นอกจากนี้เรายังสามารถตรวจสอบขนาดของ Inbox Folder ในเครื่องของเรา(archive) และบน Server ได้โดยเลือกคลิกขวาไปที่ Inbox หรือกล่องขาเข้าของเราเลือกไปที่ Properties และดูในแถบ General เลือก Folder size

Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives ของ Outlook

มีใครเคยเจอข้อความ Error แบบนี้ใน Outlook บ้างหลังจากที่เรากด Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives “The reminder for “xxx” will not appear because the item is in a folder that doesn’t support reminders. Is this OK?”

โดยที่ xxx คือชื่อหัวข้อ Email ของเรา

สาเหตุนั้นก็เป็นเพราะว่าเราไปกด Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives ที่อยู่ในเครื่องเรานั้นเองซึ่งโดยปกติแล้วเจ้า Outlook นั้นไม่อนุญาตในเรากดหาก Email นั้นอยู่ในกล่อง Archives

ส่วนวิธีแก้ไขก็สามารถทำได้ตามวิธีด้านล่างนี้ได้เลย
นั้นก็คือก่อนอื่น ให้เราไปคลิกขวาที่กล่อง Archives ของเราด้านซ้ายมือ แล้วเลือก Data File Properties

เสร็จแล้วให้เรากดเลือก Display reminders and tasks from this folder in the To-Do bar แล้วก็กด OK

ก็จะมี Popup ขึ้นมาถาม The Operation you selected will not be completed until you restart Microsoft Outlook ก็ให้เรากด OK แล้วหลังจากนั้นทำการเปิดปิดโปรแกรม Outlook ใหม่

เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถกดใช้งาน Reminder Email ต่างๆที่อยู่ในกล่อง Archives ได้แล้วละ