Category: Office

in Office

จะลบแถวที่เป็นช่องว่างทั้งหมดใน Excel ต้องทำยังไง

เพื่อนๆเคยเจอปัญหาแบบนี้ใน Excel ไหม แบบว่าอยากจะลบแถวที่เป็นช่องว่างทั้งหมดในไฟล์ Excel ของเรา (ซึ่งมีจำนวนเยอะมากๆหลายๆแถว) ไม่อยากมานั่งลบทีละแถวจะต้องทำยังไง
บทความนี้มีวิธีทำง่ายๆมาทำตามกันเลย

สมมติเรามีข้อมูลตามนี้ อยากจะลบแถวที่ว่างๆให้หายไปทั้งหมด ให้ข้อมูลมาต่อกัน

ให้เราไปที่ด้านขวามือบน กดไปที่รูป แว่นขยาย Find & Select แล้วเลือก Go To Special

แล้วก็เลือกไปที่ Blanks แล้วกด OK

Excel ก็จะเลือกแถวที่ว่างๆทั้งหมดให้อัตโนมัติ

แล้วเราก็ไปที่ ขวามือบน เลือกไปที่ Delete เลือก Delete Sheet Rows เพื่อทำการลบแถวที่ Excel เลือกไว้ทั้งหมด

ก็จะเห็นว่าข้อมูลของเราใน Excel กลายเป็นข้อมูลที่ต่อกันโดยไม่มีแถวที่เป็นช่องว่างๆแล้วละ

in Office

ตัวอย่างการใช้ VLOOKUP แบบง่ายๆ

ตัวอย่างการใช้งาน VLOOKUP แบบง่ายๆสามารถทำตามได้แบบไม่ยากเลย หลายคนอาจจะไม่รู้จัก VLOOKUP ว่ามันคืออะไร จะเอาไปใช้ตอนไหน ไม่เข้าใจ ไม่เห็นภาพ

VLOOKUP คือสูตรที่มีใน Excel ใช้สำหรับการหาค่าที่เรากำหนดไว้ แล้วส่งอีกค่าหนึ่งที่อยู่ในตารางหรืออีกค่าหนึ่งให้เราแทน พูดง่ายๆก็คือเปรียบเสมือน การเปิดสมุดหาชื่อคน เมื่อเจอชื่อที่เราต้องการแล้วก็ให้บอกเบอร์โทรของคนที่เราหาคนนั้นมาแทน

มาดูตัวอย่างการใช้งานและสูตรการใช้กันดีกว่า

สมมติว่าเรามี Status สถานะของงานที่เรากำลังทำอยู่ โดยต้องกรอกลงไปในช่องสีเหลือง ซึ่งสามารถกรอกได้ตามที่เรากำหนดสถานะไว้เท่านั้น ในที่นี้ก็คือสถานะในช่องสีฟ้าเท่านั้น(กรอกนอกเหนือจากนี้จะขึ้น Error #N/A) ส่วนผลลัพธ์ของแต่ละสถานะก็จะไปดึงมาจากในช่อง % list

เช่นกรอกที่ Status Meeting ก็ได้ % ขึ้นมาที่ 80% โดยอัตโนมัติ
โดยสูตรที่ใช้นั้นก็คือ
=VLOOKUP(A2,D2:E6,2,FALSE)
=VLOOKUP(ค่าที่กรอก, ตารางแถวที่ไปหาค่า, คอลัมน์ที่ 2(นั้บจากตารางที่ไปหาค่า), FALSE หมายถึงต้องเป็นค่าที่ตรงกับทีไปหาแบบถูกต้องตรงตัว)

ลองดาวโหลดตัวอย่างไปทดลองเล่นใช้งานกันได้ที่นี้ https://drive.google.com/file/d/1-CNuu-8vxfTCbOnWoNY2EzzuhsDdbN8z/view?usp=sharing

เพื่อนๆลองเอาไปประยุกต์ปรับแต่งใช้งานกับงาน Excel ที่เราต้องการใช้แล้วจะทำให้การทำงานของเราง่ายและสะดวกขึ้นแน่นอน

in Office

วิธีใช้งาน Excel lookup ข้อมูลโดย INDEX

บทความนี้จะมาสอนวิธีการใช้ Function INDEX ใน Excel ซึ่ง INDEX เอาไว้ใช้ในกรณีที่เราต้องการจะทำการ lookup หรือดึงข้อมูลจากกลุ่มตารางตารางหนึ่งที่เรากำหนดไว้โดยแทนข้อมูลแต่ละ cell เป็นตำแหน่ง INDEX
Syntax ของ function Index ก็คือ INDEX(array, ค่า index,0)

ตัวอย่างการใช้งาน =INDEX(E3:E5,B3,0) กรอกเลข 3 ใน Cell B3 เพื่อ lookup ค่าอันที่ 3 ที่อยู่ใน E3:E5

นอกจากนี้ก็ยัง lookup ค่าที่อยู่ในแนวนอน row ได้ด้วย ตัวอย่างคือ =INDEX(E10:G10,B10,0) กรอกเลข 3 ใน Cell B10 เพื่อ lookup ค่าอันที่ 3 ที่อยู่ใน E10:G10

สามารถ Download ตัวอย่าง https://drive.google.com/file/d/1u-s7l2ox4Xs4sxb4DkGA8Ciy9J1a-bjq/view?usp=sharing

in Office

วิธีใช้ Google Meet นัดหมายและทำ Video conference

ในบทความนี้จะมาสอนวิธีใช้งาน Google Meet สำหรับทำการนัดหมายเพื่อประชุมงาน หรือ นัดหมายเพื่อจะทำการ Tele conference หรือ Video conference

ก่อนอื่นให้เราไปที่เว็บ Google แล้ว Login เข้าระบบไปตามปกติ แล้วสังเกตจะมีสัญลักษณ์จุดๆ ให้เรากดแล้วเลือกไปที่ calendar

แล้วทำการเลือก Create ปุ่มด้านซ้ายมือบน

ก็จะมี pop up ขึ้นมาให้เรากรอกข้อมูลเกี่ยวกับการนัดประชุม ให้เราทำการกด หากเรากดที่ More option

ให้เรากรอกข้อมูลเกี่ยวกับการ Meeting ลงไป เช่น เวลาการนัดหมาย สถานที่ หากใครต้องการทำ Video conference ก็ให้เรากดเลือกที่ Hangouts Meet ด้วย Google ก็จะทำการ Generate URL มาให้เรา

ทางด้านซ้ายมือ เราสามารถนัดคนที่จะมาเข้าร่วมประชุมได้ โดยเราสามารถพิมพ์ชื่อ Email ลงไป โดยไม่จำกัดว่าจะต้องเป็น Gmail สามารถใช้ Email ที่อื่นก็ได้ นอกจากนี้เรายังสามารถให้สิทธิกับคนที่เราเชิญเข้าประชุมสามารถเชิญคนอื่นเข้าร่วมประชุมได้ สามารถเลือกได้ที่ Invite others

หลังจากนั้นให้เรากด Save ก็จะมีหน้าต่าง Pop up ถามให้เราส่งข้อมูลให้กับคนที่เราเชิญ ให้เรากด Send และ Invite external guests ได้เลย

คนที่ได้รับเชิญก็จะได้ Email หากใครใช้ Outlook ก็จะได้ Email ดังรูป

 

in Office

วิธีย้ายหน้าต่าง Folder เมื่อติดขอบหน้าจอ

สำหรับใครที่เจอปัญหาไม่สามารถย้ายหน้าต่างของ Folder หรือ File Explorer ใน Windows ได้เพราะมันติดขอบของหน้าจอ ในบทความนี้มีขั้นตอนการแก้ปัญหามาบอก
สำหรับปัญหาที่ว่า ที่หลายๆคนเจอกันก็จะเป็นดังภาพ ก็คือไม่สามารคลกเพื่อย้ายหน้าต่างได้ เพราะมันไม่มีที่จะให้คลิกเลยจริงไหม

ซึ่งวิธีแก้ไขนั้นก็ไม่ยากเลยทำง่ายๆ โดยกันกดไปที่ Keyboard กดปุ่ม Alt + Spacebar พร้อมกัน ก็จะมีเมนูขึ้นมาให้เรากดไปที่ Move แล้วใช้ปุ่มลูกศรใน Keyboard เราเลื่อนหน้างต่างได้เลย

เพียงแค่นี้เราก็สามารถย้ายหน้าของ Folder ได้แล้ว วิธีนี้นอกจจากจะใช้กับหน้าต่าง Folder ยังสามารถเอาไปใช้กับเวลาเราเปิดหน้าต่างโปรแกรมต่างๆด้วย สามารถแก้ปัญหาด้วยวิธีเดียวกันได้เลย

in Office

วิธีรวม Merge Cell โดยข้อมูลไม่หายใน Excel

ในบทความนี้จะมาสอนวิธีการรวม Cell หรือ Merge Cell ใน Excel โดยที่ข้อมูลที่อยู่ใน Cell ไม่หาย

โดยปกติแล้วเราจะทำการรวมข้อมูลที่อยู่ใน Cell โดยใช้การกดที่ Icon Merge & Center

ซึ่งพอเรากดแล้วก็จะมี Popup ขึ้นมาว่า Merging cell only keeps the upper-left value and discards other values นั้นหมายความว่าจะทำให้ข้อมูลที่อยู่ใน Cell อื่นๆหายไปด้วยเหลือแค่ข้อมูลที่อยู่ใน Cell แรกทางซ้ายมือเท่านั้น

ซึ่งวิธีการแก้ไขนั้นสามารถทำได้โดยการใช้สูตร CONCATENATE ในการรวมข้อมูลที่อยู่ใน Cell ตามตัวอย่างในรูปด้านล่าง

หากใครต้องการเพิ่มช่องว่างในระหว่าง Cell โดยใช้สูตรว่า =CONCATENATE(A1,” “,B1,” “,C1) จะได้ผลลัพท์ตามตัวอย่างในรูป

in Office

วิธี setting Header และ Footer ของ Excel

สำหรับเพื่อนๆคนไหนที่กำลังหาวิธี Setting Header และ Footer ของ Excel อยู่ บทความนี้มีคำตอบและวิธีทำ สามารถทำตามได้ง่ายๆเลย

โดยก่อนอื่นให้เราไปที่ File ด้านซ้ายมือบน

เสร็จแล้วก็ให้เรากดคำว่า Print แล้วก็เลือก Page Setup
 

ให้เราเลือกที่ Header/Footer tab เสร็จก็เลือก ข้อมูลที่จะให้แสดงใน Header หรือ Footer ได้เลย ในตัวอย่างนี้เราเลือก Header เป็นชื่อไฟล์ และ Footer เป็นเลขหน้า หรือใครอยากจากปรับอะไรก็สามารถกดได้ที่ Custom Header และ Custom Footer ได้เช่นกัน

in Office

การพิมพ์บรรทัดใหม่ใน Cell ใน Excel

ถ้าเราจะพิมพ์ข้อมูลแล้วขึ้นบรรทัดใหม่ใน Cell เดิมใน Excel เราจะทำยังไงดี พอกดปุ่ม Enter แล้วมันไปที่ Cell ใหม่ทุกที เอาละเดียวในบทความนี้มีคำตอบสามารถทำตามได้เลย

จริงๆเรื่องนี้หลายคนอาจจะไม่รู้ว่าเราสามารถ พิมพ์ข้อมูลไปหลายๆบรรทัดใน หนึ่ง Cell ของ Excel ได้ ตามตัวอย่างในรูปด้านล่างนี้

วิธีการทำนั้นก็ไม่ยากเลย นั้นก็คือพอเราอยากจะขึ้นบรรทัดใหม่ ก็ให้เราคลิกไปใน Cell นั้นแล้วกดปุ่ม Alt แล้วตามด้วยปุ่ม Enter ลองทำดูก็จะเห็นว่าเราสามารถทำการพิมพ์ข้อมูลแล้วขึ้นบรรทัดใหม่ใน Cell เดิมใน Excel ได้แล้ว
 

in Office

Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives ของ Outlook

มีใครเคยเจอข้อความ Error แบบนี้ใน Outlook บ้างหลังจากที่เรากด Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives “The reminder for “xxx” will not appear because the item is in a folder that doesn’t support reminders. Is this OK?”

โดยที่ xxx คือชื่อหัวข้อ Email ของเรา

สาเหตุนั้นก็เป็นเพราะว่าเราไปกด Add Reminder Email ที่อยู่ในกล่อง Archives ที่อยู่ในเครื่องเรานั้นเองซึ่งโดยปกติแล้วเจ้า Outlook นั้นไม่อนุญาตในเรากดหาก Email นั้นอยู่ในกล่อง Archives

ส่วนวิธีแก้ไขก็สามารถทำได้ตามวิธีด้านล่างนี้ได้เลย
นั้นก็คือก่อนอื่น ให้เราไปคลิกขวาที่กล่อง Archives ของเราด้านซ้ายมือ แล้วเลือก Data File Properties

เสร็จแล้วให้เรากดเลือก Display reminders and tasks from this folder in the To-Do bar แล้วก็กด OK

ก็จะมี Popup ขึ้นมาถาม The Operation you selected will not be completed until you restart Microsoft Outlook ก็ให้เรากด OK แล้วหลังจากนั้นทำการเปิดปิดโปรแกรม Outlook ใหม่

เพียงเท่านี้เราก็จะสามารถกดใช้งาน Reminder Email ต่างๆที่อยู่ในกล่อง Archives ได้แล้วละ