Category: Office

in Office

เทคนิคการค้นหาข้อความในไฟล์ Pdf

เราสามารถค้นหาข้อความใน Pdf ได้โดยใช้การกดปุ่ม Ctrl+f หรือ กดตรงสัญลักษณ์รูปแว่นขยายของโปรแกรม ซึ่งวิธีนี้จะเป็นการค้นหาทีละจุด ค่อยๆดูไปแต่ละหน้า
นอกจากนี้ยังมีอีกวิธีหนึ่งที่หลายๆคนไม่ทราบ ซึ่งเป็นการค้นหาทั้งหมดของเอกสาร Pdf นั้นๆ สามารถทำได้โดยการกด Ctrl+Shift+f จะเป็นการค้นหาตาม keyword ทั้งหมดของเอกสาร Pdf แล้วแสดงขึ้นมาทั้งหมดให้เราดู ดังรูป

ตัวอย่างจากโปรแกรม Adobe Pdf

ตัวอย่างจากโปรแกรม Foxit Pdf

ด้วยวิธีนี้จะทำให้เราสามารถค้นหาทั้งเอกสารได้อย่างรวดเร็วกว่า มองเห็นภาพรวมและตำแหน่งของคำที่เราค้นหาได้ดีกว่า ลองเอาไปทดลองใช้งานกันดูนะ

in Office

วิธีแก้ สำหรับคนที่ใช้ปุ่ม Ctrl+c ใน Word เพื่อ copy ไม่ได้

สำหรับใครที่เจอปัญหาว่า อยู่ๆก็ใช้งาน ปุ่ม ctrl+c เพื่อกด copy ข้อความแล้วใช้ไม่ได้เฉพาะใน Microsoft Word ในบทความนี้มีวิธีแก้ไขมาบอกกันนะ

ก่อนอื่นให้ไปที่ File แล้วเลือก Options

แล้วไปที่ Customize Ribbon แล้วก็เลือก Customize

แล้วก็เลือก Home Tab ใน Categories ส่วน Commands เลือก EditCopy
ตรง Current keys ให้เลือก Ctrl+C แล้วก็กดในช่อง Press new shortcut key แล้วให้เรากดปุ่ม ctrl แล้วตามด้วย ปุ่ม c
หลังจากนั้นให้กด Assign แล้วก็ OK เท่านี้ ก็จะใช้งานได้แล้วละ

in Office

วิธีปริ้นเอกสารจาก Excel ทุกชีท

ปกติเวลาเราทำงานลง Excel ในไฟล์นั้นๆมักจะมีหลาย Sheet ถ้าเราจะPrint งานทั้งหมดทุก sheet เราสามารถทำได้โดย

สำหรับ Excel 2007
ไปที่ Print

เลือก Entire workbook เพื่อ Print ทุก Sheet ของไฟล์

ถ้าเป็น Excel 2010 สามารถเลือก Print Entire Workbook ได้ดังรูป

in Office

วิธีแก้ไข ### ขึ้นเต็ม Cell ใน Excel

มีใครเคยเจอปัญหานี้บ้าง มี Cell หนึ่งที่มีตัว # ขึ้นเต็มทั้ง Cell ไปหมด แบบนี้

หลายๆคนคงจะคิดและอาจจะทำแบบนี้ คิดว่าอาจจะเป็นเพราะ Cell มีขนาดเล็กกว่าข้อมูล ก็เลยลองยืด Cell ขยายออกไปทางด้านข้างดูก็ยังมีผลลัพธ์เหมือนเดิม ยังคงเป็นสัญลักณ์ # อยู่

จริงๆแล้วสาเหตุที่ Cell นั้นแสดงผลเป็น ### นั้นเป็นเพราะว่า ข้อมูลใน Cell นั้นมี Format เป็น Text และ มีความยาวของตัวอักษรเกิน 256 ตัวอักษรนั้นเอง

วิธีแก้ไขก็คือให้เราทำการ เปลี่ยน Format ของ Cell เป็น General
มาดูวิธีทำตามตัวอย่างกันเลย

ก่อนอื่นให้เปลี่ยน Format โดยคลิกขวาที่ Cell นั้น แล้วเลือก Format Cells…

เปลี่ยน เป็น General แล้วกด OK

จะเห็นว่าข้อมูลใน Cell นั้นอ่านออกแล้ว

ปรับขนาดของ Cell ให้อ่านข้อมูลได้ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย

in Office

มารู้จักประโยชน์ของ Formula mode ใน Excel กันดีกว่า

สมมติเรามี ค่าอยู่ใน Cell A1, A3, A5 … แล้วเราต้องการก๊อปปี้มาใส่ Column C แต่ต้องการให้เรียงติดกันเป็น C1, C2, C3 …

ถ้าเราก๊อปปี้ Cell มาแล้วใช้วิธีลาก Cell ใน Column C ก็จะได้ผลลัพธ์ตามรูป นั้นคือจะไม่ได้อย่างที่เราต้องการ

วิธีทำง่ายๆก็คือต้องใช้ Formula mode ใน Excel
นั้นก็คือให้เราเข้าไปที่ Formula mode ใน Excel โดยการกด Ctrl + ~ (กด Ctrl แล้วตามด้วยปุ่มตัวหนอนเปลี่ยนภาษา) ก็จะทำให้เราเข้าสู่ Formula mode แล้วละ จะสังเกตได้ว่าจะมีเครื่องหมาย= อยู่ใน Cell

วิธีทำก็คือให้เราใส่ค่าเป็น A1 A3 A5 แล้วลาก Cell ให้ Excel มันรันตัวเลขของ Cell ที่เราอย่างได้ให้อัตโนมัติ

เสร็จแล้วเราก็ก๊อปปี้ไปใส่ Notepad แล้วทำการใส่ เครื่องหมายเท่ากับ = ให้มันสะ (โดยการ replace A เป็น =A)

แล้วก็เอามาวางใน Excel ที่เป็น โหมด Formula อยู่

แล้วทำการเปลี่ยนโหมดกลับมาเป็นเหมือนเดิมก็จะได้ดังภาพ

และนี้ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีการประยุกต์ใช้งาน Formula โหมดใน Excel จ้า

in Office

เทคนิคการลากคลุมข้อมูลในแถวหรือคอลัมน์ ของ Excel

เพื่อนๆรู้ไหมว่าเรา สามารถลากคลุมข้อมูลของเราตั้งแต่ Cell แรก จนถึง Cell สุดท้ายได้อย่างง่ายได้โดย ใช้ปุ่มลัดหรือ shortcut ซึ่ง วิธีการนั้นจะทำยังไงมาดูกันเลย

สมมติว่าเรามี ข้อมูลอยู่ใน Excel ในแต่ละแถวจำนวนมากๆ

วิธีที่ง่ายและเร็วที่สุดในการเลือกคลุมเฉพาะข้อมูลทั้งหมดนั้นเราสามารถ คลิกไปที่ Cell แรกบนสุดของเราแล้ว ใช้ short cut โดยกด Ctrl+Shift+Down ก็จะเห็นว่า Excel มีการคลม Cell ทั้งหมด ของเราตั้งแต่ Cell แรกไปจนถึง Cell สุดท้าย

และแบบเดียวกันกับข้อมูลที่เรียงกันเป็นคอลัมน์ ก็สามารถคลิกที่ Cell แรกทางด้านซ้ายมือสุด แล้ว กดปุ่ทมลัด Shortcut Ctrl+Shift+Right

และนี้ก็เป็นทิปเทคนิคการใช้งาน Excel เล็กๆน้อยๆที่จะทำให้การทำงานของเรารั้นเร็วขึ้นอย่างมากเลยละ

in Office

Excel ไม่อัพเดตค่าหรือสูตรใน Cell อัตโนมัติ

มีใครเจอปัญหานี้บ้างไหม นั้นก็คือ Excel เป็นอะไรไม่รู้ไม่ยอมอัพเดตค่าหรือสูตรใน Cell ทำให้ต้องมานั่งกด Enter ทีละ Cell เพื่อให้อัพเดต

การที่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นมา นั้นก็เป็นเพราะว่า Calculation option ใน Excel นั้นกลายเป็น Manual นั้นเอง ซึ่งเราต้องไปแก้ให้กลับมาเป็น Automatic

ตัวอย่างเช่น สมมติเรามี Cell ใน Column A และเราใน ค่าใน Column B เท่ากับ A จะเห็นว่าค่าไม่อัพเดตมาที่ Column B เลย(มีแต่ค่าเดิม A1 ทั้งนั้น)

วิธีแก้ไขก็คือให้เราไปที่ แถบ Formulas แล้วเลือก Calculation Options แล้วก็เลือก เปลี่ยนเป็น Automatic

หลังจากนั้น Excel ก็จะอัพเดตค่าให้เป็นปกติเหมือนเดิมแล้ว

ถ้าเป็น Excel เวอร์ชั่น 2003 ก็จะอยู่ในเมนู Tools ถ้าเป็น 2010 หรือ 2013 ก็จะอยู่ใน File > Options > Formulas

in Office

เรื่องของการหารด้วย 0 หรือ #DIV/0! ใน Excel

เพื่อนๆหลายๆคนคงจะเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้ในการใช้งาน Excel นั้นก็คือ เจอ #DIV/0! แบบนี้อยู่ใน Cell ของ Excel นั้นก็เป็นเพราะว่ามีการคำนวณที่มีการหารค่าด้วยค่า 0 ซึ่งทำให้เจ้า Excel ไม่สามารถคำนวณค่าออกมาได้นั้นเอง

วิธีแก้ไขก็คือเราต้องเปลี่ยนจาก #DIV/0! ที่ Excel แสดงผลออกมาให้เป็นค่าอื่น ทีนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าหากมีการหารด้วย 0 เราจะให้ Excel แสดงค่าออกมาเป็นอะไร ซึ่งเราสามารถใช้สูตร Excel ที่ชื่อว่า IFERROR

ตัวอย่าง การใช้ IFERROR

ถ้ามีการหารด้วย 0 โดย A1 หารด้วย B1 ก็จะให้ Excel แสดงค่าออกมาเป็น 0 ก็จะเขียนสูตร ได้ว่า IFERROR(A1/B1,0)

in Office

วิธีแทนค่าหรือคำต่างๆใน Cell ให้เป็นค่าอื่นใน Excel

สำหรับใครที่กำลังหาวิธีแทนค่าหรือตัวอักษรคำต่างๆใน Cell ของ Excel ให้เป็นค่าอื่น หรือ การ Replace ค่าบางค่าใน Cell นั้นๆให้เป็นอีกค่าหนึ่ง ลองมาดูวิธีทำในบทความนี้กัน

ตัวอย่างถ้าเรามี คำว่า I have to go แล้วเราอยากจะเปลี่ยนช่องว่างให้เป็น _ ทั้งหมด เราสามารถใช้สูตร Excel ว่า
=SUBSTITUTE(A1, ” “, “_”) เราก็จะได้ผลลัพธ์ดังรูป

หรือถ้าเราอยากเป็นจาก _ เป็น * ทั้งหมดก็สามารถทำได้โดยใช้ สูตร Excel ว่า =SUBSTITUTE(A1, “_”, “*”) ดังรูป

จะเห็นได้ว่าเราสามารถนำเอาไปประยุกต์ใช้งานในการแทนค่าหรือคำต่างๆใน Excel ได้หลากหลายขึ้นอยู่กับการใช้งานกันเลยละ