เพื่อนๆหลายคนที่ใช้ Excel อยู่อาจจะเจอปัญหาว่าเวลาที่เราต้องการลากสูตรที่อยู่ใน Cell ให้สามารถใช้ได้กับ Column ทั้งหมดของเรา ซึ่งบางที่เราก็มีข้อมูลจำนวนมากๆ เป็นพันเป็นหมื่น Row จะให้มานั่งลากตั้งแต่แถวแรกจนแถวสุดท้ายก็คงจะใช้เวลานานกันพอดี
จริงๆแล้วใน Excel เราสามารถใช้เทคนิคง่ายๆที่หลายคนอาจจะไม่รู้ นั้นก็คือการเลือก Cell ที่เราใส่สูตรต้นแบบไว้แล้ว แล้วทำการดับเบิ้ลคลิก สูตรที่อยู่ใน Cell นั้นๆ ก็จะถูกนำไปใช้กับข้อมูลทุกแถว เพื่อนๆลองทดลองทำตามดูได้นะ
ปกติเวลาเราทำงานลง Excel ในไฟล์นั้นๆมักจะมีหลาย Sheet ถ้าเราจะPrint งานทั้งหมดทุก sheet เราสามารถทำได้โดย
สำหรับ Excel 2007
ไปที่ Print
เลือก Entire workbook เพื่อ Print ทุก Sheet ของไฟล์
ถ้าเป็น Excel 2010 สามารถเลือก Print Entire Workbook ได้ดังรูป
มีใครเคยเจอปัญหานี้บ้าง มี Cell หนึ่งที่มีตัว # ขึ้นเต็มทั้ง Cell ไปหมด แบบนี้
หลายๆคนคงจะคิดและอาจจะทำแบบนี้ คิดว่าอาจจะเป็นเพราะ Cell มีขนาดเล็กกว่าข้อมูล ก็เลยลองยืด Cell ขยายออกไปทางด้านข้างดูก็ยังมีผลลัพธ์เหมือนเดิม ยังคงเป็นสัญลักณ์ # อยู่
จริงๆแล้วสาเหตุที่ Cell นั้นแสดงผลเป็น ### นั้นเป็นเพราะว่า ข้อมูลใน Cell นั้นมี Format เป็น Text และ มีความยาวของตัวอักษรเกิน 256 ตัวอักษรนั้นเอง
วิธีแก้ไขก็คือให้เราทำการ เปลี่ยน Format ของ Cell เป็น General
มาดูวิธีทำตามตัวอย่างกันเลย
ก่อนอื่นให้เปลี่ยน Format โดยคลิกขวาที่ Cell นั้น แล้วเลือก Format Cells…
เปลี่ยน เป็น General แล้วกด OK
จะเห็นว่าข้อมูลใน Cell นั้นอ่านออกแล้ว
ปรับขนาดของ Cell ให้อ่านข้อมูลได้ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย
สมมติเรามี ค่าอยู่ใน Cell A1, A3, A5 … แล้วเราต้องการก๊อปปี้มาใส่ Column C แต่ต้องการให้เรียงติดกันเป็น C1, C2, C3 …
ถ้าเราก๊อปปี้ Cell มาแล้วใช้วิธีลาก Cell ใน Column C ก็จะได้ผลลัพธ์ตามรูป นั้นคือจะไม่ได้อย่างที่เราต้องการ
วิธีทำง่ายๆก็คือต้องใช้ Formula mode ใน Excel
นั้นก็คือให้เราเข้าไปที่ Formula mode ใน Excel โดยการกด Ctrl + ~ (กด Ctrl แล้วตามด้วยปุ่มตัวหนอนเปลี่ยนภาษา) ก็จะทำให้เราเข้าสู่ Formula mode แล้วละ จะสังเกตได้ว่าจะมีเครื่องหมาย= อยู่ใน Cell
วิธีทำก็คือให้เราใส่ค่าเป็น A1 A3 A5 แล้วลาก Cell ให้ Excel มันรันตัวเลขของ Cell ที่เราอย่างได้ให้อัตโนมัติ
เสร็จแล้วเราก็ก๊อปปี้ไปใส่ Notepad แล้วทำการใส่ เครื่องหมายเท่ากับ = ให้มันสะ (โดยการ replace A เป็น =A)
แล้วก็เอามาวางใน Excel ที่เป็น โหมด Formula อยู่
แล้วทำการเปลี่ยนโหมดกลับมาเป็นเหมือนเดิมก็จะได้ดังภาพ
และนี้ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีการประยุกต์ใช้งาน Formula โหมดใน Excel จ้า
เพื่อนๆรู้ไหมว่าเรา สามารถลากคลุมข้อมูลของเราตั้งแต่ Cell แรก จนถึง Cell สุดท้ายได้อย่างง่ายได้โดย ใช้ปุ่มลัดหรือ shortcut ซึ่ง วิธีการนั้นจะทำยังไงมาดูกันเลย
สมมติว่าเรามี ข้อมูลอยู่ใน Excel ในแต่ละแถวจำนวนมากๆ
วิธีที่ง่ายและเร็วที่สุดในการเลือกคลุมเฉพาะข้อมูลทั้งหมดนั้นเราสามารถ คลิกไปที่ Cell แรกบนสุดของเราแล้ว ใช้ short cut โดยกด Ctrl+Shift+Down ก็จะเห็นว่า Excel มีการคลม Cell ทั้งหมด ของเราตั้งแต่ Cell แรกไปจนถึง Cell สุดท้าย
และแบบเดียวกันกับข้อมูลที่เรียงกันเป็นคอลัมน์ ก็สามารถคลิกที่ Cell แรกทางด้านซ้ายมือสุด แล้ว กดปุ่ทมลัด Shortcut Ctrl+Shift+Right
และนี้ก็เป็นทิปเทคนิคการใช้งาน Excel เล็กๆน้อยๆที่จะทำให้การทำงานของเรานั้นเร็วขึ้นอย่างมากเลยละ
มีใครเจอปัญหานี้บ้างไหม นั้นก็คือ Excel เป็นอะไรไม่รู้ไม่ยอมอัพเดตค่าหรือสูตรใน Cell ทำให้ต้องมานั่งกด Enter ทีละ Cell เพื่อให้อัพเดต
การที่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นมา นั้นก็เป็นเพราะว่า Calculation option ใน Excel นั้นกลายเป็น Manual นั้นเอง ซึ่งเราต้องไปแก้ให้กลับมาเป็น Automatic
ตัวอย่างเช่น สมมติเรามี Cell ใน Column A และเราใน ค่าใน Column B เท่ากับ A จะเห็นว่าค่าไม่อัพเดตมาที่ Column B เลย(มีแต่ค่าเดิม A1 ทั้งนั้น)
วิธีแก้ไขก็คือให้เราไปที่ แถบ Formulas แล้วเลือก Calculation Options แล้วก็เลือก เปลี่ยนเป็น Automatic
หลังจากนั้น Excel ก็จะอัพเดตค่าให้เป็นปกติเหมือนเดิมแล้ว
ถ้าเป็น Excel เวอร์ชั่น 2003 ก็จะอยู่ในเมนู Tools ถ้าเป็น 2010 หรือ 2013 ก็จะอยู่ใน File > Options > Formulas
เพื่อนๆหลายๆคนคงจะเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้ในการใช้งาน Excel นั้นก็คือ เจอ #DIV/0! แบบนี้อยู่ใน Cell ของ Excel นั้นก็เป็นเพราะว่ามีการคำนวณที่มีการหารค่าด้วยค่า 0 ซึ่งทำให้เจ้า Excel ไม่สามารถคำนวณค่าออกมาได้นั้นเอง
วิธีแก้ไขก็คือเราต้องเปลี่ยนจาก #DIV/0! ที่ Excel แสดงผลออกมาให้เป็นค่าอื่น ทีนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าหากมีการหารด้วย 0 เราจะให้ Excel แสดงค่าออกมาเป็นอะไร ซึ่งเราสามารถใช้สูตร Excel ที่ชื่อว่า IFERROR
ตัวอย่าง การใช้ IFERROR
ถ้ามีการหารด้วย 0 โดย A1 หารด้วย B1 ก็จะให้ Excel แสดงค่าออกมาเป็น 0 ก็จะเขียนสูตร ได้ว่า IFERROR(A1/B1,0)
เพื่อนๆรู้ไหมว่าใน Excel เราสามารถแปลงแถวเป็นคอลัมน์ หรือ แปลงจากคอลัมน์เป็นแถว ได้ง่ายๆด้วย transpose มาดูวิธีทำกันเถอะ
สมมติว่าเรามี ข้อมูลดังรูปเป็นคอลัมน์ แล้วอยากจะแปลงให้ทั้งหมดเรียงเหมือนกันแต่เป็นแถว
ให้เราทำการ คลิกขวาแล้วเลือก Copy
แล้วทำการเลือก ใน Cell ที่เราจะแปลงเป็นแถว ให้คลิกขวาแล้วเลือก Paste Special
จะมีหน้าต่างขึ้นมาให้เราเลือก ให้เลือกถูกที่ Transpose ด้านขวามือล่าง
ก็จะได้ดังรูป
หากต้องการแปลงจากแถวเป็นคอลัมน์ก็ทำเช่นเดียวกัน ก็จะแปลงข้อมูลจากแถวเป็นคอลัมน์
และนี้ก็เป็นวิธีแปลงแถวเป็นคอลัมน์ หรือ แปลงจากคอลัมน์เป็นแถว ใน Excel แบบง่ายๆนั้นเองจ้า
สำหรับใครที่กำลังหาวิธีแทนค่าหรือตัวอักษรคำต่างๆใน Cell ของ Excel ให้เป็นค่าอื่น หรือ การ Replace ค่าบางค่าใน Cell นั้นๆให้เป็นอีกค่าหนึ่ง ลองมาดูวิธีทำในบทความนี้กัน
ตัวอย่างถ้าเรามี คำว่า I have to go แล้วเราอยากจะเปลี่ยนช่องว่างให้เป็น _ ทั้งหมด เราสามารถใช้สูตร Excel ว่า
=SUBSTITUTE(A1, ” “, “_”) เราก็จะได้ผลลัพธ์ดังรูป
หรือถ้าเราอยากเป็นจาก _ เป็น * ทั้งหมดก็สามารถทำได้โดยใช้ สูตร Excel ว่า =SUBSTITUTE(A1, “_”, “*”) ดังรูป
จะเห็นได้ว่าเราสามารถนำเอาไปประยุกต์ใช้งานในการแทนค่าหรือคำต่างๆใน Excel ได้หลากหลายขึ้นอยู่กับการใช้งานกันเลยละ