ขั้นคอรการ setting ย้าย Email ใน Outlook ไปเก็บใน Archive หรือในเครื่องของเราอัตโนมัติ ทำให้ไม่มีปัญหา Email บน server เต็มใน Outlook ซึ่งเราสามารถทำได้ตามขั้นตอนตามนี้

ให้เราคลิกขวาไปที่ Inbox หรือกล่องขาเข้าของเราเลือกไปที่ Properties

ไปที่แถบ AutoArchive แล้วเลือก Archive items in this folder using the default settings เสร็จแล้วก็กดไปที่ Default Archive Settings

ติ๊กถูกไปที่ Run AutoArchive every 1 days ตรงนี้จะเป็นการบอกให้ Outlook ทำการย้ายข้อมูลมาเก็บที่เครื่องเราอัตโนมัติทุกๆวัน โดยข้อมูลจะถูกย้ายเข้าไปที่เก็บตามที่อยู่ใน Move old items to: หลังจากนั้นก็กด OKก็เป็นการเสร็จสิ้นการ Setting

และนอกจากนี้ Calendars ของเราก็ควรจะทำตามขั้นตอนด้านบนเช่นเดียวกัน โดยไปที่ Calendars และทำการคลิกขวาไปที่ ปฏิทินของเราเลือกไปที่ Properties แล้วตามตามขั้นตอนด้านบนซ้ำอีกครั้งก็เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

นอกจากนี้เรายังสามารถตรวจสอบขนาดของ Inbox Folder ในเครื่องของเรา(archive) และบน Server ได้โดยเลือกคลิกขวาไปที่ Inbox หรือกล่องขาเข้าของเราเลือกไปที่ Properties และดูในแถบ General เลือก Folder size